Hand hält virtuelle Cloud-Verknüpfungen

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AdVertum: Unabhängiger durch die Auslagerung der IT

Was tun, wenn man das Gefühl hat, das eigene IT-System ist eine Art Blackbox? Schwierigkeiten bei der Abschätzung und Planung von IT-Kosten und das Bedürfnis, den IT-Support auszulagern und zu professionalisieren, führten bei der Geschäftsführung von AdVertum zu einer Entscheidung: Die gesamte IT-Infrastruktur sollte in die Cloud ausgelagert werden. Das Unternehmen versprach sich davon, Kosten einzusparen und gleichzeitig eine höhere Servicequalität bei ständiger Erreichbarkeit zu erhalten. Zudem wollte die Geschäftsführung wieder zu einem besseren Verständnis der IT gelangen und sich somit unabhängiger von den eigenen IT-Mitarbeitern machen.

AdVertum ist ein klassischer Versicherungsmakler für Industrie und Gewerbe mit knapp 50 Mitarbeitern. Der Kern des Geschäfts bei AdVertum wird mit der eigens im Haus programmierten Anwendungssoftware abgebildet. Um diese Software zu betreiben, gab es vor der Einführung von Cloud-Diensten ein eigenes kleines Rechenzentrum. Der Administrationsaufwand sowie der Stromverbrauch waren hoch, hinzu kam die Verwaltung der Mitarbeiter-PCs: Es mussten regelmäßige Backups erstellt und Lizenzen überwacht werden.

Was soll die Cloud leisten?

Die Geschäftsführung von AdVertum definierte ein Anforderungsprofil, um den richtigen Lösungsanbieter zu finden. So war es dem Unternehmen bei den Themen Datenschutz und Compliance wichtig, dass die Datenspeicherung und -verarbeitung durch einen deutschen Anbieter erfolgt, dessen Serverstandort Deutschland ist und einen eigenen Datenschutzbeauftragten hat. Ebenso sollte die Datenübertragung verschlüsselt erfolgen und die Rückgabe der Daten vom Dienstleister an den Kunden jederzeit in einem frei wählbaren Format möglich sein.

Zu den Aufgaben des Cloud-Betreibers sollten in Zukunft Hardware-Installation, Updates und Patches sowie Upgrades der Infrastruktur und der vom Dienstleister als Software-as-a-Service angebotenen E-Mail- und Office-Anwendungen gehören. Die Nutzer innerhalb der AdVertum AG sollten alle Anwendungen in der Cloud nutzen und Dokumente dort speichern, wodurch auch das Management der Mitarbeiter-PCs weitgehend entfallen würde.

Mit der Lösung sollte eine bessere Transparenz und Planung der Kosten erreicht werden: Neben der Skalierbarkeit der Infrastruktur, also der Möglichkeit, im Bedarfsfall auch kurzfristig mehr Rechen-, Speicher- oder Serverleistung hinzu zu buchen und auch wieder abzuwählen, spielt da die Nutzung von cloud-typischen Bezahlmodellen wie „pay-per-use(r)“, also dem einmaligen Bezahlen von Leistungen pro Nutzung oder Nutzer, eine Rolle.

Umsetzung in zwei Schritten

Die Umstellung erfolgte im Sommer 2013 gemeinsam mit den Mitarbeitern der IT-Abteilung. Durch die Einführung veränderten sich ihr Aufgabenbereich – zudem entfiel eine Stelle.  Weitere Unternehmensbereiche wurden in die Entscheidung für die Cloud nicht miteinbezogen. Es wurde ein Dienstleister gefunden, der bei der Umstellung mithalf und der seitdem für den Betrieb der IT-Infrastruktur in der Cloud und die Bereitstellung des Office- und E-Mail-Systems als Software-as-a-Service verantwortlich ist.

Die Umsetzung wurde in zwei wesentlichen Schritten vollzogen: Zunächst wurden die wichtigsten Anwendungen vom eigenen Rechenzentrum auf die neue Cloud-Infrastruktur migriert. Zu ihnen zählen beispielsweise das Office-System sowie die eigenentwickelte Software für die Abwicklung des Versicherungsgeschäfts, die auch das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) mit abdeckt. Andere Dienste wie die CTI-Telefonanlage (Computer Telephony Integration beziehungsweise Rechner-Telefonie-Integration) folgten später nach und nach.

Erstes Fazit: Ziel erreicht

Ein Ziel der Migration des IT-Betriebes in die Cloud war es, die als zu stark empfundene Abhängigkeit von den eigenen IT-Mitarbeitern zu reduzieren. Nach der Umstellung ist zwar weiterhin eine Abhängigkeit da, nämlich die vom Cloud-Anbieter – diese ist jedoch kleiner ist als die Abhängigkeit von der eigenen IT zuvor. Auch das Outsourcing von Datenschutzanforderungen an den Dienstleister schaffte Entlastung. Das Ziel der Kosteneinsparungen wurde vollständig erreicht: Die Lizenzkosten konnten reduziert und Rechtssicherheit bei den Lizenzen hergestellt werden. Die Kosten für die IT sind nach der Umstellung vollkommen transparent und ließen sich gegenüber den Ausgangswerten deutlich (um ca. 30 Prozent pro Jahr) reduzieren.

AdVertum profitierte beim Wechsel in die Cloud durch einen Zugewinn an Flexibilität, eine Klärung und Bereinigung der Software-Lizenzverwaltung und die Automatisierung von Prozessen. Als weitere Vorteile sind die Verbesserung des ortsunabhängigen Zugriffs auf Daten und Anwendungen sowie Verbesserungen in der IT-Sicherheit und beim Datenschutz zu nennen. Das Unternehmen würde sein Engagement in der Cloud daher jederzeit wiederholen und rückwirkend betrachtet sogar noch früher damit beginnen. Das Beispiel AdVertum zeigt: Auch durch Auslagerung und somit einen scheinbaren Kontrollverlust ist es möglich, wieder Herr über seine IT zu werden.