Die Zimmerei Johannes Wietkamp wurde 1996 gegründet. Heute beschäftigt die Zimmerei 14 Mitarbeiter, darunter zwei Zimmermeister, sechs Zimmermänner, einen Tischler, zwei Bürokräfte, einen Buchhalter und zwei Auszubildende. Das Aufgabenspektrum deckt neben den klassischen Zimmermannsarbeiten auch den Bau von Hallen, die Renovierung und Modernisierung alter Gebäude und den Schlüsselfertigbau ab. Johannes Wietkamp versteht sein Unternehmen dabei nicht als eine einfache Zimmerei, sondern als Dienstleister, der alle Arbeiten aus einer Hand liefert. Alle Bauten werden individuell nach den Wünschen des Kunden geplant und gebaut. Und zwar vom ersten Entwurf, über den Bauantrag, die Statik, die Montage, den Innenausbau bis hin zur Schlüsselübergabe.

Der Chef als alleiniger Wissensträger

Als Chef ist Johannes Wietkamp zentraler Ansprechpartner für Kunden und alle Mitarbeiter, sowohl im Büro wie auch auf den Baustellen. Absprachen mit Kunden, Aufgaben für Mitarbeiter, Materialbedarf, Vorgaben durch Architekten usw. notierte er in seinem „Buch“. Damit war er der alleinige Wissensträger im Unternehmen. Es lag an ihm, diese Informationen an die Mitarbeiter weiterzuleiten. Dies geschah vornehmlich mündlich bei der Auftragserteilung und täglich gegen Feierabend während der Abschlussbesprechung zum Tag. Dringende Rückfragen und kurzfristige Änderungen wurden telefonisch geklärt oder der Chef machte ich sich auf den Weg zur Baustelle.

So war die Kommunikation häufig nicht anschaulich, umständlich, zeitaufwendig und führte immer wieder zu zeitlichen Verzögerungen. Die Mitarbeiter sind deshalb auf Ihren Chef zugegangen und wünschten eine schnellere und größere Transparenz bei der Arbeitsplanung, -durchführung und ­änderung. Für Johannes Wietkamp lagen die Vorteile einer besseren Transparenz sofort auf der Hand: Durch eine gute zeitnahe Kommunikation können Reibungsverluste in der Organisation verringert und die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Es hieß also Möglichkeiten zu finden, die es erlauben, dass möglichst allen Mitarbeitern zu jedem Zeitpunkt an jedem Einsatzort die notwendigen Informationen nutzbar gemacht werden können. Trotz des Wunsches, Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten, gab es zunächst auch Bedenken. Um Prozesse neu zu strukturieren und neue Techniken einzuführen, müssen schließlich Geld, Zeit und Nerven investiert werden.

Mobile Anwendungen machen den Betrieb flexibel und dynamisch

Heute setzt das Unternehmen mobile Anwendungen von der Auftragsannahme bis zur Rechnungstellung während der gesamten Auftragsabwicklung ein. Trifft eine Anfrage von Kunden im Unternehmen ein, werden die Termine über einen Kalender im E-Mail­System abgestimmt. Sowohl Johannes Wietkamp wie auch die Mitarbeiterinnen im Büro können Termine einsehen und vergeben. Dadurch kann der Geschäftsführer auch außerhalb des Büros mit seinem Smartphone, ohne weitere Absprachen, Termine mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern verbindlich vereinbaren.

Wenn Bauvorhaben mit den Kunden besprochen werden, ist ein Tablet ein nützlicher Helfer. Anschaulich kann das Unternehmen mit seinen Leistungen präsentiert werden. Das Bauvorhaben kann schnell digital skizziert, fertige Bauten in 3D-Ansichten simuliert und Fotos von abgeschlossenen Projekten gezeigt werden. Bei kleineren Aufträgen kann der Kostenvoranschlag unmittelbar vor Ort erstellt werden und der Kunde kann den Auftrag sofort auf dem Tablet unterschreiben. Dies verringert den Verwaltungsaufwand und schafft geradewegs die Verbindlichkeit für den Auftrag.

Über Aufmaß­ und Zeichenprogramme werden Maße auf der Baustelle aufgenommen und unmittelbar für die Weiterbearbeitung im Büro übertragen. Fertige Zeichnungen und Änderungen wiederum können später zeitnah zum Kunden und zur Baustelle übermittelt werden. Für die Bearbeitung des Auftrags werden nicht nur Maße, sondern auch Fotos, Videos und Sprachnachrichten aufgenommen. Die umfangreiche und anschauliche Dokumentation erleichtert besonders bei größeren Aufträgen die Erstellung eines Angebotes und Auftragsbeschreibung gegenüber den Mitarbeitern. Anschließend kann das Angebot mit sämtlichen Dokumenten, je nach Wunsch des Kunden, in Printversion oder per Mail zugesandt werden.

Alle Mitarbeiter sind stets auf dem Laufenden

Die Mitarbeiter erhalten über Fotos, Videos und Sprachnachrichten genauere Kenntnis über die Situation auf der Baustelle. Absprachen zur Arbeitsplanung und -durchführung werden dadurch erleichtert und verständlicher. Missverständnisse werden vermieden und auch Details bleiben in Erinnerung. Die Dokumente können problemlos versandt und somit allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Bei Bedarf kann jederzeit wieder auf die Dokumente zurückgegriffen werden.

Bei der Planung nutzen die Mitarbeiter auch einen digitalen Map­Dienst. In dem Dienst können sie zwischen einer reinen Kartendarstellung, einem Luftbild und einer Ansicht wählen. Eine Zoomfunktion erlaubt es, die Lage der Baustelle mit den Zufahrtswegen vorab zu erkunden. So können Zufahrtswege und Bewegungsflächen beim Transport von großen Bauteilen bereits im Vorhinein geklärt werden, ohne die Baustelle aufzusuchen. Während der Auftragsdurchführung helfen die digitalen Medien bei der Dokumentation des Baufortschritts und unterstützen weiter die Kommunikation. Änderungen in Zeichnungen können schnell versandt werden und sind Grundlage für den Austausch. Die Mitarbeiter sind so immer auf dem neuesten Entwicklungsstand.

Kurze Dienstwege dank mobiler Kommunikation

Die Kommunikation ist aber keine Einbahnstraße. Fotos und Videos unterstützen das Verständnis von der Situation auf der Baustelle. So kann auch vom Büro aus die Situation vor Ort beurteilt werden. Lösungen können problemlos gemeinsam per Telefon besprochen werden. Sollte Material oder Werkzeug benötigt werden, wird dies kurz per Mail mitgeteilt. Notwendige Bestellungen können durch Mitarbeiter im Büro unmittelbar vorgenommen werden. Durch die schriftliche Form der Informationen besteht eine höhere Verbindlichkeit und Bestellungen werden nicht so schnell vergessen. Nach dem Abschluss des Auftrags werden mit Hilfe der Verwaltungssoftware alle Kosten zusammengetragen und die Rechnung erstellt.

Ohne große Investitionen konnten Arbeitsprozesse einfacher, flexibler, transparenter, schneller und effizienter gestaltet werden. Eingesetzt werden vorhandene Programme und Apps, die ohnehin auf den mobilen Geräten installiert sind. Im Ergebnis erleichtern die mobilen Anwendungen Entscheidungen, sparen Bürokratie, Zeit und damit Geld. Und auch die Zufriedenheit der Kunden verbessert sich. Für das Unternehmen bedeutet all das Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz.