Malerbetrieb Digital

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Markus Massmann, Malermeister und Inhaber eines Malerbetriebes, ist es ein besonderes Anliegen, für die Kunden ein zuverlässiger Partner zu sein. Bereits seit einigen Jahren versucht er, die Organisation seines Unternehmens so zu optimieren, dass keine Informationen und Dokumente während der Betriebsprozesse verloren gehen. Herzstück seiner Strategie ist hierbei der Einsatz einer kaufmännischen Branchensoftware für das Handwerk, mit der sämtliche Kunden- und projektrelevanten Daten und Dokumente, wie etwa Angebote, Rechnungen etc. strukturiert gespeichert und verwaltet werden.

Zwei Probleme konnte Markus Massmann jedoch noch nicht lösen: Zum einen merkte er, dass die Ablage von Dokumenten in Papierform nicht zur Transparenz und auch nicht zur Optimierung der Geschäftsprozesse beiträgt, da der Suchaufwand hoch ist und die Gefahr von Verlust besteht. Zum anderen ärgerte es ihn, dass diese Dokumente nicht zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung standen, sodass es immer wieder vorkam, dass bei Kundenterminen oder auf der Baustelle die passenden Dokumente fehlten.

Ziel: Weg vom Papier

Primäres Ziel war also die Gestaltung durchgängiger und transparenter Geschäftsprozesse im Unternehmen, die sowohl dem Kunden wie auch den Mitarbeitern ein Höchstmaß an Verlässlichkeit geben. Ein wichtiger Baustein auf diesem Weg war die Reduzierung von Papier auf das absolut notwendige Maß. In einem ersten Schritt wurde daher analysiert, welche Dokumente im Unternehmen zum Einsatz kommen und bei welchen Betriebsprozessen diese entstehen. Des Weiteren wurde ermittelt, ob es sich um betriebsinterne Dokumente handelt oder um solche, die mit Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden. Hinzu kam noch die Fragestellung, ob diese Dokumente überhaupt nötig waren, denn hierdurch konnte die Dokumentenanzahl schon erheblich verringert werden.

All diese Überlegungen waren notwendig, bevor mit der Prüfung der technischen Realisierung begonnen werden konnte. Da das Unternehmen schon seit vielen Jahren professionelle Branchensoftware für das Handwerk einsetzt, wandte sich Markus Massmann mit seinen Ideen an den Softwarehersteller. Schnell war klar, dass die Digitalisierung von Dokumenten, wie etwa der Liefer- und Arbeitsscheine sowie von Angeboten, Rechnungen und Aufmaßen, inklusive der entsprechenden Kunden- und Projektzuordnung mit dem vorhandenen System möglich ist. Alle Dokumente, die nicht direkt aus der Software stammen, werden gescannt, entsprechend verschlagwortet und zugeordnet. Zwingende Voraussetzung ist die Zugriffsmöglichkeit aller berechtigten Personen auf das Netzwerk und die Daten.

Die Lösung: Unternehmenssoftware mobil nutzbar machen

In einem zweiten Schritt wurde das Dokumentenmanagementsystem (DMS) auch für die mobile Verwendung nutzbar gemacht. Eine spezielle App wird dafür auf mobilen Endgeräten, in diesem Fall einem Tablet, installiert und verbindet sich nun über eine schnellen Mobilfunkverbindung mit dem Server im Unternehmen, um dem Nutzer die entsprechenden Daten der Branchensoftware zur Verfügung zu stellen. Mit der eingesetzten Lösung wird das Unternehmen in die Lage versetzt, auch benötigte Formulare über einen einfachen Editor selber zu gestalten und erhält hierdurch ein Höchstmaß an Flexibilität. Alle berechtigten Mitarbeiter greifen nun, auch von unterwegs, auf einheitliche Daten- und Informationsstände zu.

Auch für die Einführung einer digitalen und mobilen Zeiterfassung konnte der Softwarehersteller eine Lösung bieten. Sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens wurden mit speziellen, baustellentauglichen Handys ausgestattet. Über sehr einfache Menü- und Tastenfunktionen erfassen die Mitarbeiter ihre Anwesenheits- sowie die Projekt- und Tätigkeitszeiten. Die Daten werden automatisch über das Mobilfunknetz an die Zentrale übermittelt und stehen jetzt zeitnah für das Projektcontrolling sowie für die Arbeitszeitabrechnung zur Verfügung.

Malermeister Markus Massmann ist es gelungen, die Reibungsverluste in der Kommunikation durch eine gute Organisation zu verringern. Durch die mobilen Lösungen wurden Doppelarbeiten vermieden und die Geschäftsprozesse wurden einfacher, flexibler, transparenter und schneller gestaltet. Die Kombination aus mobilem Endgerät mit Internetverbindung und der speziellen Applikation der Branchensoftware erlaubt allen Mitarbeitern nun, Daten in Echtzeit zu empfangen, zu bearbeiten und zu senden.