Die beste Strategie lässt sich aber nur dann umsetzen, wenn die Rahmenbedingungen dafür geschaffen sind, angefangen bei einer aktuellen Datenbank, die neben den Adressen auch relevante Informationen zu den Kunden enthält. Adressdatenbanken, die vor einigen Jahren noch auf Basis von Excel, Access oder Outlook funktionierten, können die gestiegenen Anforderungen kaum mehr erfüllen: Auf die verschiedenen Kontaktdaten und vor allem auch auf die Kontakthistorie (etwa zu Telefonaten, Schriftverkehr, Konditionen und Zahlungsstatus) müssen oft mehrere Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zugreifen können, die mit den bisherigen Softwareanwendungen keinen parallelen Zugriff haben. Hier setzen die vielfältigen CRM-Software-Lösungen an – sie ermöglichen zudem, Geschäftsprozesse und sonstige Vorgänge im Unternehmen mit relevanten Kontaktdaten zu verknüpfen.

Vorteile der CRM-Software

• Sie kann sowohl im ganzen Unternehmen als auch nur in Teilbereichen zur Pflege von Kundendaten eingesetzt werden.
• Sie lässt sich abteilungsübergreifend und von verschiedenen Mitarbeitern gleichzeitig nutzen.
• Im Idealfall ist sie auch mit einer Software zur Steuerung von Geschäftsprozessen (ERP) und anderen Systemen verknüpft

• Sie kann große Mengen unterschiedlicher Kontaktdaten und -historien zusammenführen.

Mittelständische Unternehmen, die sich für die Einführung einer CRM-Software entschieden, haben damit gute Erfahrungen gemacht. Für die Adalbert Reif GmbH, ein mittelständisches Produktionsunternehmen für Büroartikel, standen zwei unterschiedliche Software-Systeme zur Alternative: Nach Abwägung aller Vor- und Nachteile fiel die Wahl auf ein System mit CRM-Schwerpunkt, denn die gezielte Pflege der teils sehr langjährigen und vertrauensvollen Geschäftsbeziehungen zu Kunden, aber auch zu Lieferanten und Partnern steht bei dem Unternehmen im Vordergrund.

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