Die Konstruktionsfirma en:plan unterstützt ihre Kunden aus dem Maschinen- und Metallbau bei der technischen Planung: von der ersten Konzeptskizze über die 3D-Konstruktion bis zum zertifizierten Produkt. Der Transfer von sensiblen Konstruktionsdaten ist dabei an der Tagesordnung. Über viele Jahre erfolgte der Datenaustausch mit den Auftraggebern per E-Mail oder Datenträger wie USB-Sticks – mit den bekannten Nachteilen, dass die Datenmenge im E-Mail-Versand begrenzt und der Austausch von Datenträgern mit einem Sicherheitsrisiko verbunden ist. en:plan suchte noch aus einem dritten Grund nach einer alternativen Möglichkeit für den Datenaustauch: Die Kunden sollten jederzeit Einblick in den aktuellen Arbeitsstand nehmen können.

Mit intensiver Recherche zur Cloud-Lösung
Die Mitarbeiter von en:plan recherchierten in Internet und Fachmedien, informierten sich bei einer Mittelstand 4.0-Agentur und tauschten sich auch mit anderen Unternehmen aus, die bereits gute Erfahrungen mit Cloud-Lösungen gemacht hatten. Das Ergebnis: Auch für en:plan ist die Cloud eine gute Alternative. Um den passenden Dienstleister zu finden, wurden im nächsten Schritt unter anderen folgende Anforderungen formuliert:

• Datenspeicherung und -verarbeitung sollen sicher über einen deutschen Anbieter erfolgen.
• Das Rechenzentrum muss sich in Deutschland befinden, der Speicher muss jederzeit erreichbar sein.
• Kundensensible Daten müssen sich verschlüsseln lassen.
• Der Zugriff soll für Kunden auch ohne zusätzliche Software möglich sein.
• Das System muss den Austausch und die Bearbeitung von Daten jederzeit lückenlos dokumentieren.

Nachdem en:plan sich für eine Standard-Cloud-Anwendung entschieden hatte, wurde ein IT-Dienstleister mit der Einbindung der Cloud beauftragt. Deren Einführung gelang, dank guter Planung,, ohne den Unternehmensalltag zu beeinträchtigen. Nach einer kurzen Testphase wird die Cloud jetzt vollumfänglich genutzt: „Bislang haben wir sehr viel Zeit mit dem Sortieren von E-Mail-Anhängen vergeudet“, verrät Inhaber Joachim Ennen. „Durch das neue System werden Dateien automatisch dem richtigen Kunden und Projekt zugeordnet. Dadurch konnten wir unseren Qualitätsprozess deutlich beschleunigen und verschlanken.“