Die mittelständische Firma DIEPHAUS BETONWERK GmbH produziert an vier Standorten Betonfertigteile für internationale Kunden. Das Unternehmen, das monatlich rund 6.000 Rechnungen verschickt, sah sich vor mehrere Herausforderungen gestellt. Erstens: Die größeren Baumärkte und Einkaufsgesellschaften im Kundenstamm forderten ein elektronisches Bestell- und Rechnungswesen. Zweitens: Die manuelle Bearbeitung der Vorgänge war nicht nur mit einem großen Aufwand verbunden, sie verursachte auch Dopplungen. Und drittens:
Die vielen Faxbestellungen waren zu einer großen Belastung geworden. Deshalb beschloss die Geschäftsführung, die Geschäftsprozesse möglichst elektronisch abzuwickeln.

Der Geschäftsführer Christian Diephaus setzte dabei auch auf die Erfahrung anderer: „Bevor man sich an die Umsetzung macht, sollte man sich mit Unternehmen austauschen, die bereits elektronische Rechnungsprozesse verwenden. Aus deren Erfahrungen kann man vieles auf seine eigene Umsetzung übertragen“.

Gute Planung ist das A und O
Die erfolgreiche Einführung des elektronischen Zahlungsverkehrs muss sorgfältig vorbereitet sein. Die unterschiedlichen Anforderungen der aktuellen Kunden und Geschäftspartner sind dabei genauso zu berücksichtigen wie die von potenziell neuen. Neben einheitlichen Standards und einzuplanenden Schnittstellen ist auch der zeitliche Ablauf von Relevanz. Denn letztendlich muss das Alltagsgeschäft auch während der Einführung reibungslos funktionieren.
Es wurde eine Standard-Software ausgewählt, die in der Branche häufig verwendet wird und somit auch relativ einfach auf die Geschäftspartner übertragen werden kann. Die Erstellung der Rechnungen erfolgt nun ohne großen Aufwand – durch das Zusammenspiel der verschiedenen Standardsoftwarelösungen für Warenwirtschaft, Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozesse - auf Knopfdruck direkt im EDV-System. Die Kunden und Handelspartner können diese elektronische Rechnungen automatisiert im IT-System einlesen und weiterverarbeiten.

Christian Diephaus freut sich: „Mit dem elektronischen Rechnungsversand konnten die laufenden Kosten um 70 Prozent reduziert und Bearbeitungsfehler minimiert werden. Da die Umstellung auf elektronische Rechnungen bei unseren Kunden großen Anklang fand, konnten wir in kürzester Zeit weitere Großkunden anbinden. Das ermöglichte uns eine Amortisation der Kosten nach bereits 34 Monaten“.