40.000 Euro in nur einem Jahr: Diese Verlustsumme entstand einer Traditionsbrauerei, weil Kunden ihre leeren Bierfässer und Leergut nicht zurückbrachten. Das ist viel Geld für einen kleinen Handwerksbetrieb mit vier Mitarbeitern. Die Brauerei wandte sich daher an das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk. Nun packt sie das Problem mit digitalen Technologien an, die die Angestellten nebenbei noch von bürokratischen Bürden entlasten.

Eine kleine Brauerei aus Oberfranken kämpfte mit zwei Herausforderungen: Erstens fehlten Arbeitskräfte - besonders für die Prozesse des Abfüllens, Lagerns, der Ausgabe und Retoure, die sehr aufwendig und entsprechend zeitintensiv sind. Zweitens musste die Brauerei jährlich eine fünfstellige Verlustsumme hinnehmen, weil Kunden die teuren Bierfässer nicht zurückbrachten und für Ermahnungen der Kunden schlichtweg die Zeit und das Personal fehlten. "Zu wenig Mitarbeiter, zu viele Aufgaben und ein großer finanzieller Schaden durch den Verlust der Fässer", fasst Johanna Erlbacher vom Kompetenzzentrum Digitales Handwerk die Ausgangslage zusammen, in der sich die Brauerei an sie wandte. Das Ziel war daher klar: "Wir wollten die Angestellten entlasten und die Kunden für das Thema Rückgabe sensibilisieren". So suchte die Brauerei mit Hilfe des Kompetenzzentrums nach einer Lösung und entschied sich, das Rückgabe-, Lager- und Ausgabemanagement durch RFID-Technologie zu automatisieren.

RFID-Technologie fürs Fass

RFID (RFID: engl. radio-frequency identification) ist eine Sender- und Empfänger-Technologie auf Basis von Radiowellen. Sie ermöglicht es, Gegenstände automatisch und ohne Berührung zu identifizieren und zu lokalisieren. Die Brauerei stattete jedes Bierfass mit einem RFID-Transponder, also einem Funk-Kommunikationsgerät, aus. Kauft ein Kunde ein Fass, scannen die Mitarbeiter nun den Transponder und ordnen das Fass so dem Kunden zu. An den Lagertoren seines Geländes brachte der Betrieb zudem Antennen an, die das Verlassen - oder die Rückkehr - eines Fasses registrieren und an die Software melden. Sie ist über eine Schnittstelle mit der Kundendatenbank verknüpft. Kunden, die ihr Fass nach drei Wochen nicht zurückgebracht haben, bekommen automatisch eine E-Mail, in der sie um die Rückgabe gebeten werden. In dieser Erinnerungsmail ist auch ein Hinweis auf die Kosten enthalten, die die Brauerei ihnen für das Fass in Rechnung stellen würde, sollten sie es nicht zurückbringen. "Die Benachrichtigungen der Kunden erfolgen damit zuverlässig und ohne, dass sich ein Mitarbeiter darum kümmern muss. So bleibt den Angestellten mehr Zeit für das Brauen und die übrige Kundenbetreuung", erklärt Erlbacher. Damit das auch in der Praxis klappt, wurden die Mitarbeiter im Umgang mit der Technik geschult.

Gute Planung zahlt sich aus

Die Umsetzung war knifflig, vor allem die Auswahl geeigneter Transponder. Zum einen ist es in der Brauerei rund um die Abfüllanlagen herum kalt und feucht, sodass die Transponder entsprechend robust sein müssen. Zum anderen unterscheiden sich die Fässer nach Material. Ob ein Fass aus Metall, Kunststoff oder Keg besteht, macht einen Unterschied bei der Anbringung und kann auch das Datensignal beeinträchtigen. Entsprechend nahm die Planungsphase den größten Anteil von den insgesamt sechs Monaten der Zusammenarbeit in Anspruch. Danach wurde die Software von einem Partner programmiert; anschließend die Transponder im Labor getestet. Das Kompetenzzentrum gab auch Hilfestellung bei der Frage nach der Wirtschaftlichkeit. "Die Umrüstung kostet rund 50.000 Euro. Der Betrieb kann diese Investition aber steuerlich geltend machen und hat sich zudem um Fördermittel bemüht. Stellt man die Summe den jährlichen Verlusten gegenüber, ist die Maßnahme auf jeden Fall ein Gewinn."

Einer der weiteren Vorzüge: Auf dem Transponder sind auch die Produktdaten, wie Biersorte und Fassungsvermögen, hinterlegt. So kann die Brauerei per Knopfdruck ihren Lagerbestand ermitteln. Der Aufwand der manuellen Inventur entfällt. Zudem benachrichtigt der Transponder die Brauerei, wenn ein Fass gewartet werden muss. Durch den Einsatz der digitalen Hilfsmittel sind die Prozesse vom Abfüllen, Lagern bis hin zur Ausgabe und Retoure effizienter geworden. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für mehr Planbarkeit. Insgesamt kann sich der Betrieb nun dank digitaler Technologien stärker seinem Handwerk, dem Bierbrauen, widmen.