Der demografische Wandel und häufige Personalwechsel erfordern ein konsequentes Handeln, um die oft über Jahre erworbene Erfahrung im Unternehmen zu halten. Zu Beginn ist eine „Bestandsaufnahme“ von Vorteil, denn wenn die Prozesse einmal eingespielt sind, fällt das Spezialwissen des Einzelnen meist gar nicht mehr auf. Dabei ist es hilfreich, vorab verschiedene Wissensarten zu definieren wie

• Fachwissen, zum Beispiel über Produkte und Unternehmensprozesse,
• Methodenwissen, zum Beispiel über Verfahrenstechniken,
• Beziehungswissen, zum Beispiel über Unternehmenskontakte und Kommunikationskanäle,
• und Organisationswissen, zum Beispiel zur Historie von Unternehmensabläufen.

Folgende Methoden bieten sich an, um das Wissen von Mitarbeitern zu dokumentieren:

• Der Tandem-Partner-Prozess eignet sich für einen fließenden Wechsel im Unternehmen: Der Nachfolger kann von der Kenntnis seines Kollegen profitieren und sein neu erworbenes Wissen gleich in die Zusammenarbeit einbringen. Die Details der Übergabe lassen sich gut für Intranet, Wiki oder Datenbank aufbereiten, damit das Wissen auch mit anderen Mitarbeitern geteilt werden kann.
• Beim Storytelling berichten einzelne Mitarbeiter, wie sie Höhen und Krisen im Unternehmen erfahren und gemeistert haben. So lässt sich vor allem die Erfahrung langjähriger Mitarbeiter sichern, zum Beispiel im Intranet.
• Geht es darum, direkte und indirekte Erfahrungen von Fach- und Führungskräften zu bewahren, bietet sich ein moderierter Wissenstransfer an, das so genannte Expert Debriefing. Dabei werden neben Arbeitshistorie und beruflicher Entwicklung auch die aktuellen Aufgaben und Tätigkeiten sowie Ansprechpartner und Kontakte festgehalten. Diese Zusammenstellung kann digital in einem Wiki oder einem im Intranet gespeicherten Frage-Antwort-Katalog festgehalten werden.

Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Publikation „Wie lässt sich das Wissen ausscheidender Mitarbeiter bewahren?“