Optimierung durch die Cloud: Weniger Aufwand, mehr Zufriedenheit

Mühle Garten- und Landschaftsbau ist ein Meisterbetrieb für Grünflächen- und Gehölzpflege für private und geschäftliche Kunden sowie öffentliche Einrichtungen. Der Inhaber Markus Mühle hat nach einer Möglichkeit gesucht, Abläufe in seinem Betrieb zu optimieren. Dies betraf insbesondere die Aufgabenverteilung und die Absprache innerhalb der Mitarbeiterteams. Darüber hinaus sollten die Angebotserstellung bzw. -korrekturen und die Abrechnungen mit den Kunden mit weniger Aufwand durchgeführt werden. Anstatt mit papierhaften Stundenzetteln wollte Mühle, dass seine Mitarbeiter die Arbeitszeiten künftig zeitnah digital aufzeichnen und dokumentieren. Er war überzeugt, dass sich die Optimierung innerhalb des Unternehmens auch positiv auf die Kundenbeziehung auswirken wird. Gleichzeitig war ihm bewusst, dass die technischen und sicherheitsbezogenen Anforderungen an seine IT-Strukturen sehr hoch sind.

Ein Ausweg aus der Zettelwirtschaft

Mühle Garten- und Landschaftsbau hat Kundenprojekte – wie viele andere Unternehmen seiner Branche auch – bisher mit hohem Koordinationsaufwand durchführen müssen. Für Änderungswünsche vom Kunden musste viel telefoniert und koordiniert werden. Mitarbeiter aus der Buchhaltung mussten die Angebotsänderungen in enger Abstimmung mit dem Inhaber oder einem verantwortlichen Garten- und Landschaftsgärtner durchführen. Der Aufwand wurde so hoch, dass für Markus Mühle nur noch eine digitale Lösung in Frage kam.

Das Anforderungsprofil von Mühle Garten- und Landschaftsbau umfasste mehrere, sehr unterschiedliche Faktoren. Der Datensicherheit wurde eine hohe Priorität zugewiesen: Der Anbieter musste deutsches oder europäisches Datenschutzrecht berücksichtigen. Die Cloud-Dienste sollten speziell auf die Problemfelder und Aufgaben von Mühle Garten- und Landschaftsbau zugeschnitten sein. Um Funktionen und die Nutzeroberfläche im Vorfeld testen zu können, machte Markus Mühle es zur Bedingung, dass die Cloud-Anbieter einen Testzugang einrichten.

Ansprüche und Ziele genau definiert

Auch die technischen Parameter gestalteten sich anspruchsvoll: tägliche Datensicherung und -speicherung über den Cloud-Dienst und ständige Verfügbarkeit der Daten für die Mitarbeiter gemäß ihren Berechtigungen – auch über Mobilgeräte.  Die Mitarbeiter sollten in die Lage gebracht werden, ihre Arbeitszeiten über Mobilgeräte zu erfassen sowie mobil ihre Aufgaben und Teamabsprachen einsehen zu können. Außerdem sollte die Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Abrechnungen in der Cloud möglich sein.

Für die Optimierung der internen Prozesse hat Markus Mühle zunächst gemeinsam mit seinen Mitarbeitern Ziele erarbeitet und festgelegt. Dabei wurden typische Arbeitsgebiete in einer Projektskizze zusammengefasst und einzelne Gebiete und Problemfelder herausgearbeitet, die durch künftige Cloud-Dienste gelöst werden sollten. Cloud-Diensteanbieter wurden darüber hinaus auf ihre Kundenfreundlichkeit und ihre Leistungsfähigkeit bezüglich ihres Kundendienstes überprüft. Und auch die unterschiedlichen Lizenzmodelle wurden miteinander verglichen, um im Vorfeld die anfallenden monatlichen Kosten für die Nutzung der Cloud-Dienste zu kalkulieren.

Die Lösung: Nicht ein Anbieter, sondern zwei

Mühle Garten- und Landschaftsbau hat sich schließlich für zwei verschiedene Cloud-Anbieter entschieden. Bei dem einen Anbieter hat das Unternehmen Websystem gebucht, mit dem sich Termine, Aufgaben und E-Mails verwalten lassen. Ebenfalls werden über diesen Anbieter die Angebote, Rechnungen und das Kundenmanagement verwaltet. Bei dem anderen Anbieter nutzt Mühle Garten- und Landschaftsbau einer Plattform zur Erfassung der Arbeitszeiten und eine Lösung für die Projektsteuerung.

Bei den Produkten der klassischen Softwareanbieter hatten dem Unternehmen immer wichtige Funktionen gefehlt oder es gab zu viele Funktionen, die nie genutzt wurden und nur Verwirrung stifteten. Außerdem fällt nun der Installationsprozess weg.  Weniger Diskussions- und Abstimmungsbedarf in einzelnen Kundenprojekten und mehr Zeit für die Umsetzung von Kundenprojekten sorgen zudem für spürbar mehr Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern. Die Kunden sind beeindruckt von der Flexibilität, die der Garten- und Landschaftsbaubetrieb seit der Umstellung bei Sonderwünschen und Terminabsprachen an den Tag legt. Diese Leistungsfähigkeit hat sich mittlerweile herumgesprochen und sorgt für Kundenzuwachs.

Hohe Mitarbeiterzufriedenheit

Für den Chef Markus Mühle gibt es bei der Migration der Prozesse in die Cloud vor allem einen relevanten Erfolgsfaktor: die Mitarbeiter einzubeziehen. Ein Mitarbeiter hatte sich im neuen Konzept nicht wiedergefunden und daraufhin das Unternehmen verlassen. Das Unternehmen hat daraus gelernt und im Team klare Vereinbarungen, etwa über die Erreichbarkeit, getroffen. So hätten die Cloud-Dienste nun unter anderem dazu geführt, dass Freizeit und Arbeit strikter getrennt werden. Kein Mitarbeiter muss mehr in seiner Freizeit angerufen werden, um einen aktuellen Informations- oder Projektstand abzufragen. Diese Informationen werden bei Bedarf direkt von der Cloud-Plattform bezogen. Die hohe Mitarbeiterzufriedenheit, die daraus resultiert, soll sich in Zukunft auch positiv auf die Fachkräftegewinnung für das Unternehmen auswirken.