Die Döbeln Elektrowärme GmbH ist darauf spezialisiert, Rundheizkörper aus Kupfer und Edelstahl in Kleinserien für den europäischen Markt zu fertigen. Als der Betrieb mit über 70 Beschäftigten Maßnahmen zur Kostenreduktion plante, sah man die Lösung vor allem in einer präziseren Angebots- und Auftragsabwicklung. Schnell war klar, dass in diesem Zusammenhang alle betrieblichen Abläufe auf den Prüfstand kommen mussten.

Ein besonderes Augenmerk lag auf der Durchgängigkeit aller eingesetzten IT-Anwendungen: In dem Betrieb sind neben dem ERP-System ein CAD-System, eine Eigenentwicklung zur Fertigungsplanung und Auftragsverwaltung, die gängigen Office-Anwendungen sowie weitere EDV-Systeme für diverse Insellösungen im Einsatz.

Zuerst hat das Unternehmen eine IST-Analyse erstellt, um so das weitere Vorgehen besser planen zu können. Im ersten Schritt wurden Geschäftsführung und Mitarbeiter nach den Arbeitsabläufen bei der Angebots- und Auftragsabwicklung befragt: Auf dieser Grundlage entstand eine Prozesslandkarte, die die Zusammenhänge zwischen Informationsflüssen, beteiligten Akteuren und eingesetzten IT-Systemen veranschaulicht hat. Die dargestellten Abläufe wurden mit den Beteiligten diskutiert und auf Schwachstellen untersucht. Medien- und Informationsbrüche zwischen den einzelnen EDV-Systemen und der manuellen Buchführung wurden so als eine Schwachstelle identifiziert. Da bisher auch kein Zugriff auf die Systeme durch mehrere Personen gleichzeitig möglich war, kam es zu Dopplungen, die eine weitere Fehlerquelle darstellten.

Harald Wendt, bei der Döbeln Elektrowärme GmbH verantwortlich für IT/Controlling, erklärt: „Wir sind sehr froh, dass wir diese Analyse durchgeführt haben. An einem Beispiel konnten wir errechnen, dass die Umsetzung der Maßnahmen zu einer erheblichen Einsparung führen würde. Auf Basis der Schwachstellenanalyse werden die relevanten Standards identifiziert und anschließend im Unternehmen eingeführt.