Schicken oder speichern? Kundenkommunikation per Cloud statt Mail

en:plan ist ein Dienstleistungsunternehmen für Kunden aus den Bereichen Maschinenbau, Sondermaschinenbau und Metallbau. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden bei der Konzeption, Konstruktion und Entwicklung technischer Produkte und Maschinen. Diese werden in der Entwicklungsphase auf Wunsch auch in 3D-Modellen abgebildet.

Die Verantwortlichen bei en:plan suchten nach einer Lösung, um mit ihren Kunden sensible und schützenswerte Konstruktionsdaten und Dokumentationen sicher austauschen zu können. Dieser Austausch sollte ausschließlich digital erfolgen, da Dateien sowohl von en:plan als auch von Kunden digital mehrfach weiterverarbeitet werden. Gleichzeitig war es en:plan wichtig, die Transparenz für den Kunden bei allen Arbeitsschritten zu verbessern. So sollte der Kunde auf der einen Seite die Fortschritte seines Projektes kontrollieren, auf der anderen Seite wollte en:plan abgeschlossene Projektschritte gegenüber seinen Kunden jederzeit belegen können. Es entstand die Idee, Cloud-Dienste als Lösung für den sicheren Datenaustausch in Erwägung zu ziehen.

Abkehr von der E-Mail

Die Daten wurden zwischen en:plan und seinen Kunden viele Jahre über E-Mail getauscht. In einigen Fällen wurden die Dateien auf einem Wechseldatenträger, also etwa einem USB-Stick an den Kunden übergeben. Beide Übertragungswege bringen Nachteile mit sich: beim Datentransfer per E-Mail ist die mögliche Datenmenge sehr begrenzt. Die Übermittlung per Wechseldatenträger hingegen stellt ein Sicherheitsproblem dar, wenn ein USB-Stick mit der Unternehmens-IT eines Kunden verbunden wird. Beide Übertragungswege haben zudem den Nachteil, dass die Protokollierung des Projektfortschritts und der Kundenkommunikation umständlich oder unmöglich ist. Welche Dateien verändert oder zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zu welchem Zeitpunkt getauscht wurden, ließ sich nur schwer bis gar nicht dokumentieren.

en:plan legte in seinem Anforderungsprofil fest, dass sich das Rechenzentrum des Anbieters in Deutschland befinden müsse. Außerdem sollten die Daten im Cloud-Speicher verschlüsselt werden können. Gleichzeitig erwartete en:plan, dass der Zugriff auf den Speicher ohne vorherige Installation einer Software möglich sei. Welche Dateien mit wem getauscht oder von wem zu welchem Zeitpunkt gelöscht oder bearbeitet werden, sollte das System lückenlos protokollieren und für alle Beteiligten übersichtlich darstellen. Die Programmoberfläche des Cloud-Dienstes wollte en:plan individuell anpassen können, um das Logo und die Unternehmensfarben zu integrieren. Die technische Verantwortung (Updates, Speichererweiterung, Wartung etc.) für den Cloud-Server sollte auf Seiten des Cloud-Anbieters liegen.

Standard-Lösung mit individuellen Anpassungen

en:plan hat sich schließlich für eine Standard-Cloud-Anwendung entschieden. Aufgrund der individuellen Anpassungen und Anforderungen wurde ein IT-Dienstleister damit beauftragt, die Cloud-Anwendung zu integrieren. Die Herausforderung bestand darin, die Integration der Cloud-Dienste in den Unternehmensalltag so zu bewerkstelligen, dass der Tagesablauf nicht oder nur minimal beeinträchtigt wird. Aufgrund der weitsichtigen Planung des Umstellungsprozesses konnte dies gut umgesetzt werden.

Bei en:plan ist man vom Ergebnis begeistert. Wurde bislang sehr viel Zeit mit dem Sortieren von Anhängen vergeudet, werden durch das neue System Dateien automatisch dem richtigen Kunden und Projekt zugeordnet. Prozesse konnten dadurch verschlankt und beschleunigt werden. Zudem fallen trotz des hohen Speicherbedarfs nur geringe Kosten an. Ein zusätzliches Plus ist die dynamische Anpassung des Speicherplatzes, falls zu bestimmten Zeiten mehr Datenmenge anfallen sollte. Auch die Kunden sind von der neuen Lösung überzeugt, da keine großen Mail-Anhänge mehr ihre E-Mail-Postfächer verstopfen und sie näher am Projektfortschritt dran sind.