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enEnercon: Ein einheitlicher Rechnungseingangsprozess im Unternehmen
Enercon ist ein Hersteller von Windenergieanlagen und als solcher mit einer hohen Anzahl an Eingangsrechnungen konfrontiert. Bereits im Jahr 2000 wurden monatlich circa 28.000 Rechnungen empfangen. Zu dieser Zeit kamen im Unternehmen auch erste Überlegungen zum Thema elektronischer Rechnung auf. Im Jahr 2014 hatte sich das Volumen der Eingangsrechnungen annähernd verdoppelt: etwa 50.000 Stück wurden pro Monat verzeichnet.
Der zentrale Grund für die Einführung der elektronischen Eingangsrechnung war die konsequente Optimierung der Rechnungsprozesse, also Kosteneinsparungen und Verbesserung der Rechnungskontrollen. Weiterhin sollte eine umweltschonende und zukunftsfähige Technik zur Anwendung kommen, mit der das deutlich zunehmende Volumen vom bestehenden Personal bewältigt werden kann.
Gesucht: Eine sichere, automatisierungsfähige Lösung
Die Einführung der elektronischen Eingangsrechnung wurde Stück für Stück umgesetzt. Insbesondere im Hinblick auf Sicherheitsaspekte erfolgte eine enge Abstimmung mit der IT-Abteilung darüber, welche elektronischen Rechnungsformate direkt von Enercon selbst bzw. indirekt über einen Dienstleister akzeptiert und über welche Kanäle diese Rechnungen empfangen werden. Auch die Gestaltung des Rechnungseingangsprozesses erwies sich für Enercon, als international agierendes Unternehmen, als diffizile Aufgabe: die zahlreichen Geschäftspartner sendeten ihre Rechnungen in verschiedensten Rechnungsformaten.
Um die eingehenden Rechnungen möglichst automatisiert im eingesetzten Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System weiterverarbeiten zu können, setzt das Unternehmen auf ein spezielles XML-Format. Eine XML-Datei ist eine Textdatei, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann. So können über eine vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Schnittstelle Geschäftspartner und Lieferanten die Rechnungen direkt an Enercon senden – sofern von den übermittelten PDF- und XML-Dateien die definierten Formatvorgaben erfüllt werden. Nur dann können diese automatisch vom ERP-System eingelesen werden. Diese Art der Übermittlung der elektronischen Rechnungen wird aktuell von einigen großen Lieferanten genutzt. Des Weiteren besteht in der Übermittlung der Rechnungsdaten per elektronischem Datenaustatsuch (EDI) eine zusätzliche Möglichkeit, Rechnungen in elektronischer Form an Enercon zu senden. Auch in diesem Fall müssen für eine automatisierte Verarbeitung die EDI-Formatvorgaben von den Geschäftspartnern und Lieferanten beachtet werden. Alle anderen elektronischen Rechnungsformate können verwendet werden, in diesem Fall erfolgt die Zusendung jedoch an speziell vom Unternehmen beauftragte Dienstleister, die die Daten in das XML-Format konvertieren.
Falls Rechnungen im Papierformat eingehen, werden diese eingescannt. Dabei kommt auch eine lernfähige „Verifier“-Software zum Einsatz, die bestimmte Elemente auf den Rechnungen identifiziert und erkennt (zum Beispiel die Rechnungsnummer oder den Lieferanten). Nach dem Scanvorgang werden die Rechnungen nur noch in elektronischer Form weiterverarbeitet.
Mehr Effizienz, mehr Effektivität
Die Einführung eines elektronischen Rechnungseingangsprozesses hat sich für das Unternehmen bezahlt gemacht. Vor allem durch den Einsatz von Dienstleistern konnte eine einfache und kostengünstige Umsetzung des Projekts erreicht werden. So mussten nur geringe Investitionskosten zur Anbindung der Geschäftspartner und Lieferanten getätigt und nur wenige Veränderungen an internen Prozessen und IT-Systemen vorgenommen werden. Insbesondere die Verarbeitung von strukturierten Daten im gewünschten XML-Format ermöglichte es, die Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten, die Fehler bei der Rechnungsbearbeitung deutlich zu minimieren und den Suchaufwand nach bestimmten Belegen aufgrund des digitalen Archivs signifikant zu reduzieren.
In diesem Zusammenhang konnten auch erhebliche Zeitersparnisse bei den Tätigkeiten der Wirtschafts- und Betriebsprüfer erzielt werden. Weiterhin kann durch den elektronischen Rechnungseingangsprozess nun ein optimierter Rechnungsdurchlauf erfolgen, der eine schnellere Zahlung der Rechnungen an die Geschäftspartner und Lieferanten ermöglicht. Beispielsweise konnte eine Zeitersparnis von circa 50 Prozent bei der Bearbeitung von Materialrechnungen im elektronischen Format gegenüber der Papierform realisiert werden. Dazu trägt auch wesentlich der Umstand bei, dass die Rechnungsbearbeitung durch die Umstellung auf die elektronische Rechnung von jedem PC aus – auch standortübergreifend – durchführbar ist. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass durch die Einführung der elektronischen Eingangsrechnung signifikante Effizienz- und Effektivitätsvorteile erzielt werden konnten.
Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten 17-20 hier.