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Hewo Internetmarketing hat sich auf kleine und mittlere Unternehmen als Kundengruppe spezialisiert. Bereits seit der Unternehmensgründung wird viel Wert auf digitalisierte Prozesse gelegt: So können Kunden zum Beispiel direkt über eine Art Online-Shop die angebotenen Dienstleistungen beauftragen. Diese Aufträge werden automatisch in „CloneDesk“, einer im Jahr 2013 individuell für Hewo Internetmarketing entwickelten webbasierten Workflow-Management-Software, eingetragen. Jeder Kunde kann sich über einen Zugang auf der Webseite in „CloneDesk“ anmelden sowie den Status seines Auftrags transparent einsehen und nachverfolgen.
Die Ausgangsrechnungen werden seit jeher in elektronischer Form versendet. Zu Beginn sind sie auch noch ausgedruckt und archiviert worden. Bei den Eingangsrechnungen erfolgte die Verarbeitung bis Anfang 2014 in jeweils dem Format, in dem die Rechnung einging, es existierte also sowohl eine elektronische wie auch eine papierbasierte Rechnungsverwaltung. Derzeit empfängt und versendet Hewo Internetmarketing durchschnittlich jeweils etwa 40 Rechnungen pro Monat.
Rechnungslegung digitalisieren, Arbeitslast verringern
Der zentrale Grund, auch die gesamte Rechnungsabwicklung in elektronischer Form zu gestalten, war das starke Interesse der Geschäftsführung, die Prozesse im eigenen Haus soweit es geht zu digitalisieren. Dadurch sollte auch die Ressourcen- und Personalauslastung nachhaltig gesenkt werden. Ferner wurde mit der vollständigen Umstellung das Ziel verfolgt, den kosten- und aufwandsintensiven Pendelordner gänzlich abzuschaffen. Dieser beinhaltete die papierhaften Rechnungen und musste in regelmäßigen Abständen dem Steuerberater zur steuerrechtlichen Bearbeitung übergeben werden. Ein zusätzlicher Treiber für die Einführung der elektronischen Rechnung war das digitale Archiv, mit dem die Suchzeiten nach Rechnungen deutlich gesenkt werden sollten.
Für die elektronische Rechnungslegung der Ausgangsrechnungen wird die hausinterne Software „CloneDesk“ genutzt: Nach Erzeugung einer PDF-Rechnung in „CloneDesk“ wird diese automatisch per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden versendet und zusätzlich über einen geschützten Bereich auf der Homepage zum Download zur Verfügung gestellt. Jeder Neu- und Bestandskunde erhält standardmäßig die Rechnung in elektronischer Form. Möchte ein Kunde jedoch keine elektronische Rechnung erhalten, dann ist auf Anfrage die Zustellung einer papierbasierten Rechnung ebenfalls nach wie vor möglich. Aktuell werden weniger als fünf Prozent der Ausgangsrechnungen in Papierform übermittelt. Die Archivierung sämtlicher Ausgangsrechnungen erfolgt sowohl im Rahmen von „CloneDesk“ in einem abgesicherten Cloud-Speicher als auch durch Import auf eine internetbasierte Plattform für den Beleg- und Datenaustausch.
Im Bereich der Eingangsrechnungen verwendet das Unternehmen eine spezielle Software für den zentralen Abruf der elektronischen Rechnungen. Dabei werden diese automatisch von hinterlegten Anbietern und E-Mail- Postfächern heruntergeladen, kategorisiert und in entsprechenden Ordnern abgespeichert. Über eine Exportfunktion werden die Rechnungen im PDF-Format bereitgestellt und im Anschluss auf die Plattform importiert. Weiterhin werden seit Anfang 2014 alle eingehenden Rechnungen in Papierform eingescannt und digital weiterverarbeitet, wobei aktuell die Papierrechnungen anschließend nicht vernichtet, sondern noch abgeheftet und archiviert werden. Sowohl die über die Software heruntergeladenen als auch die eingescannten Rechnungen werden im abgesicherten Cloud-Speicher und auf der Plattform archiviert.
Manuelle Tätigkeit signifikant minimiert
Derzeit empfängt Hewo Internetmarketing etwa 80 Prozent der Eingangsrechnungen in elektronischer Form. Diese werden meistens als PDF-Dokument oder teilweise auch als HTML-Dokument (vor allem von englischsprachigen Anbietern) übermittelt bzw. zum Download zur Verfügung gestellt. Durch die vollständige Umstellung auf die elektronische Ein- und Ausgangsrechnung und die damit verbundene Automatisierung einzelner Prozessschritte konnten die manuellen Tätigkeiten signifikant minimiert und folglich erhebliche Personalressourcen eingespart werden. Ferner reduzierten sich die Suchzeiten nach Rechnungen aufgrund des zentralen digitalen Archivs deutlich.
Die größte Herausforderung für Hewo Internetmarketing in diesem Prozess war die Suche eines geeigneten Steuerberaters, der nicht nur mit elektronischen Rechnungen und (Online-)Prozessen zurechtkommt, sondern diese Art der Rechnungsbehandlung auch aktiv unterstützt und Innovationen in diesem Kontext gegenüber aufgeschlossen ist. Rückblickend betrachtet wäre für das Unternehmen ein früherer Wechsel des Steuerberaters ratsam gewesen, da sich die Effizienzverluste in der Zwischenzeit deutlich negativ auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis auswirkten. Daher sollte sich jedes Unternehmen, das sich aktiv mit der Einführung der elektronischen Rechnung beschäftigt, zuallererst mit dem eigenen Steuerberater auseinandersetzen, so der Rat von Hewo Internetmarketing. Auf diese Weise könnten mögliche Konflikte bei den Zielsetzungen und Einstellungen frühzeitig erkannt und gegebenenfalls behoben werden.
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