Unternehmen müssen unterschiedlichste Daten und andere Informationen für Behörden oder Dritte beschaffen, verfügbar halten oder übermitteln – welche genau ist durch die Informations- und Meldepflichten (IMP) festgelegt. Einen umfassenden Überblick über die einzelnen Pflichten von Bürgerinnen und Bürgern und der Wirtschaft gibt die Datenbank des Statistischen Bundesamtes WebSKM. Hier sind derzeit rund 14.000 solcher IMP für Unternehmen erfasst.

Im Rahmen des Projekts PROKETTA, das in der Mittelstand-Digital-Förderinitiative „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern“ gefördert wurde, sind die Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen und die Schnittstellen zur öffentlichen Verwaltung für besonders kostenintensive IMP analysiert, Optimierungsvorschläge erarbeitet und eine App für effizientere Geschäftsprozesse – der „Vorgangsbegleiter“ – entwickelt worden. Projektmitarbeiterin Friederike Thessel vom Potsdam eGovernment Competence Center (IfG.CC) erklärt Ergebnisse und weitere Herausforderungen.

Frau Thessel, warum ist die Standardisierung der Meldepflichten wichtig für KMU?

Drei Perspektiven spielen eine Rolle: Zum einen trägt die Standardisierung dazu bei, dass bestimmte Vorgänge immer gleich bearbeitet werden. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn immer wieder die gleichen Daten zugeliefert oder verarbeitet werden müssen. Dadurch können in kürzerer Zeit eine höhere Zahl bearbeitet und Ressourcen besser geplant werden. Zum anderen ist Standardisierung für Unternehmen wichtig, bei denen die Erfüllung von IMP zum Kerngeschäft gehört, zum Beispiel Dienstleister für Großraum- und Schwertransporte. Der dritte Aspekt ist die Standardisierung als Grundlage für Prozessverbesserungen. Standardisierung erfordert immer, dass sich eine Organisation vorab mit ihren Arbeitsabläufen auseinandersetzt. Fachwissen, das vorhanden ist, kann dokumentiert und zwischen Mitarbeitern geteilt werden.

Was haben Sie in Ihren Interviews mit Mitarbeitern von KMU und Behörden erfahren, wo liegen besonders hohe Bürokratiebelastungen?

Wir haben uns gezielt auf Prozessketten zu behördlichen Genehmigungsverfahren konzentriert, bei denen eine Vielzahl von Akteuren – zum Beispiel Antragsteller, Genehmigungsbehörde, Gutachter – beteiligt ist. Besonders aufwendig sind die Phasen der Antragsvorbereitung sowie der Beteiligung. Oft ist neben dem eigentlichen Antragsformular eine Vielzahl von Unterlagen zusätzlich einzureichen. Unternehmen fühlen sich durch die Fülle oft überfordert, Behörden wiederum erhalten unvollständige Unterlagen oder Fristen und Gesprächsangebote werden nicht eingehalten. An dieser Stelle besteht die Leistung des PROKETTA-Projektes darin, dass durch die Erhebung der Prozessketten transparenter wird, welche Seite welche Anforderungen und Bedürfnisse hat.

Welche Instrumente wurden dafür erarbeitet?

Wir haben eine umfassende Methode zur Prozesserhebung und -dokumentation so entwickelt und standardisiert, dass sie auch von Mitarbeitern genutzt werden kann, die sich mit dem Thema Geschäftsprozessmanagement noch gar nicht beschäftigt haben. Weiterhin haben wir im Projekt den IfG-Geschäftsprozessmanager entwickelt. Dieses Tool visualisiert in anschaulicher Form Informationen zu den erhobenen Prozessen und Prozessketten. Ergänzend wurde im PROKETTA-Projekt eine App-Anwendung für ein Tablet, ein sogenannter "Vorgangsbegleiter", entwickelt. Mit dem Vorgangsbegleiter können stichprobenartig bereits dokumentierte Prozessabläufe validiert und Prozesswissen um Informationen speziell zu Transport-, Warte- und Liegezeiten ergänzt werden. Die Auswertungen dieser "Prozessbegleitung" geben Hinweise auf Optimierungsmöglichkeiten und erlauben es, Optimierungsansätze besser zu priorisieren.

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