Beim Hausbau für einen Softwareunternehmer kam Jürgen Bruns vor rund zehn Jahren die Idee: Gemeinsam mit seinem damaligen Auftraggeber konzipierte der Geschäftsführer eines mittelständischen Bauunternehmens eine Anwendung, die gleich mehrere Probleme für ihn lösen sollte. Zum damaligen Zeitpunkt erfassten die rund 20 Angestellten ihre Arbeitszeiten, Auftragsdaten oder Standortinformationen auf Papier. „Das hatte nicht nur den Nachteil, dass diese Informationen händisch in unsere Buchhaltungssoftware übertragen werden mussten: Gingen Dokumente verloren oder gab es Probleme mit gespeicherten Daten auf der lokalen Festplatte, war eine detaillierte Rekonstruktion der Arbeitszeiten oder Baustelleninformationen oft sehr schwierig, wenn nicht gar unmöglich“, erklärt Bruns. Also entschied er sich dafür, gemeinsam mit dem Softwareunternehmer seine Anwendung „123erfasst“ zu entwickeln, mit der seine Mitarbeiter nicht nur mobil ihre Stunden erfassen und übermitteln, sondern gleichzeitig auch wichtige andere Auftragsinformationen festhalten können. „Als Bauunternehmer sind wir zum Beispiel rechtlich dazu verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen. Mit der entwickelten App können automatisch Wetterdaten, Materialverbrauch und Fotos erfasst werden. So kann dieser Pflicht viel leichter nachgekommen werden.“ Aber auch bei Zollkontrollen auf Baustellen, bei denen etwa die rechtlichen Vorgaben für die maximale Arbeitszeit überprüft werden, sorgt die App dafür, dass der Arbeitgeber seine Aufzeichnungspflicht nachweisen kann.

Datenschutz und Ausfallsicherheit

Die Zeiterfassungslösung sorgt jedoch nicht nur dafür, dass rechtliche Vorschriften zur Dokumentation auf der Baustelle erfüllt werden. Mit der cloudbasierten Lösung wollte Bruns die erfassten Daten auch besser schützen. „Viele Unternehmer haben ja grundsätzlich eher Angst, dass ihre Daten durch die Erfassung in einer Cloud verloren gehen oder ‚gelöscht‘ werden.“ Tatsächlich überwiegen oftmals aber die Vorteile der Cloud-basierten Softwarelösungen: So werden die erfassten Daten auf einem externen Server in einem speziell gesicherten Rechenzentrum gespeichert, der mit einem Server in einem zweiten Rechenzentrum in einer anderen Stadt gespiegelt wird, so dass ein Datenverlust durch einen Brand oder Einbruch im eigenen Betrieb oder einem Rechenzentrum ausgeschlossen wird. Gleichzeitig sorgt die Software dafür, dass die erfassten Mitarbeiterdaten datenschutzkonform gespeichert werden – ein wichtiger Punkt beim Umgang mit den sensiblen Daten, der viele Unternehmer im Alltag herausfordert. Für den Bauunternehmer haben sich durch die Umsetzung seiner Idee nicht nur viele Prozesse erleichtert, er wurde gleichzeitig auch zum Unternehmer für seine eigene Softwarelösung. „Mit 123erfasst sind Unternehmen nicht nur deutlich sicherer, sondern auch effektiver unterwegs. Das erleichtert den Unternehmensalltag ungemein“, freut sich Bruns.

Bei dem Text handelt es sich um die überarbeitete Version eines Artikels aus dem Themenheft „IT-Sicherheit und Recht“. Weitere Informationen finden Sie hier.