Die elektronische Rechnung ist der Papierrechnung rechtlich gleichgestellt, das heißt, sie muss

• alle wesentlichen Rechnungsinformationen wie Leistungserbringer und Leistungsempfänger, Ausstellungs- und Leistungsdatum sowie Umfang und Art der Leistung enthalten,
• im Hinblick auf die Echtheit ihrer Herkunft und inhaltlichen Unversehrtheit prüfbar
• sowie lesbar sein.

Außerdem muss der Rechnungsempfänger ausdrücklich zugestimmt haben, auch elektronische Rechnungen zu akzeptieren.

Für die Infrastruktur des Unternehmens bringt die elektronische Rechnungsabwicklung viele Vorteile, aber auch einige Herausforderungen mit sich. So müssen bestehende Prozessabläufe und technische Verfahren angepasst werden, wie die Fragen der Rechnungsprüfung und Archivierung.

Aus rechtlicher Sicht ist zu beachten, dass elektronische Rechnungen

• in elektronischer Form aufzubewahren sind,
• so lang wie Rechnungen in Papierform aufbewahrt werden müssen,
• während der Aufbewahrungsdauer unverändert bleiben müssen und
• vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden dürfen.

Kleinere Unternehmen müssen in vielen Fällen nur kleine Anpassungen im Rechnungsprozess vornehmen, während bei mittleren Unternehmen oft größere Eingriffe ins IT-System nötig sind. In dem Fall ist zu überlegen, die Systemumstellung in einzelnen Schritten vorzunehmen.

Mehr Informationen erhalten Sie in der Publikation „Elektronische Rechnungsabwicklung - Das müssen Sie wissen!“

Ein Beispiel aus der Praxis finden Sie hier.